1. Definities

In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis:

Toelichtingsdocument

Een document waarin de inhoudelijke bepalingen van een thematische oproep worden vastgelegd. Dit betreft onder andere het doel van de oproep, het thema, organisatorische bepalingen en eigenaarschap, specifieke voorwaarden voor indiening/selectie, oproep-specifieke beoordelingscriteria en opvolging. Het toelichtingsdocument van een thematische oproep wordt goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen van de stad Antwerpen (hierna genoemd ‘het college’).

Werkingskosten

Werkingskosten zijn personeelskosten (bv. loonkosten), directe projectgebonden kosten (bv. onderaanneming voor begeleiding) en indirecte projectgebonden kosten (bv. gebruik van ruimte en overhead kosten).

Investeringskosten

Investeringskosten zijn kosten die gemaakt worden in functie van projectgebonden aankopen (bv. aankoop van een testinstallatie).

Personeelskosten

Loonkosten in functie van het project.

Duurzame stad

Een duurzame stad is in de eerste plaats een klimaatneutrale stad die de omvang of snelheid van klimaatverandering vertraagt, onder andere op vlak van energie (het energieverbruik beperken, het energiegebruik rationaliseren en de resterende vraag invullen met duurzaam geproduceerde energie), het aanpassen van de huidige productie- en consumptiepatronen, circulaire economie, of mobiliteit en transport (het zo duurzaam mogelijk verplaatsen). 

Het is ook een klimaatrobuuste stad, die onze kwetsbaarheid voor de gevolgen van klimaatverandering vermindert, onder andere door de stedelijke groenoppervlakte uit te breiden, de groenstructuur en natuurkwaliteit te versterken, de drinkwatervraag te beperken, alternatieve waterbronnen aan te wenden, het grondwaterpeil te beschermen of het stedelijk hitte-eiland aan te pakken.

Ten slotte is het een een milieubewuste stad met een gezonde leefomgeving, die onder andere hinderlijke lucht- en geluidsemissies beperkt en de blootstelling hieraan van bewoners maximaal voorkomt, bodemverontreiniging voorkomt en aanpakt, en biodiversiteit beschermt en stimuleert.

Strategische projecten

Projecten die een voorbeeldfunctie vervullen en het potentieel om een stedelijke dynamiek op gang te brengen kunnen aantonen via concrete verwachte resultaten. Deze projecten leveren een aantoonbare bijdrage aan de stedelijke beleidsdoelstellingen in kader van een meer duurzame stad.

2. Ingangsdatum

Dit reglement gaat in op 01/01/2023.

3. Einddatum

Dit reglement eindigt op 31/12/2025.

4. Doel van de ondersteuning

De stad wil met het Klimaatfonds de stedelijke klimaatambities realiseren in samenwerking met inwoners, bedrijven, kennisinstellingen, middenveld en niet-gouvernementele organisaties. Het Klimaatfonds biedt financiële ondersteuning en inhoudelijke begeleiding aan strategische projecten die bijdragen aan een duurzame ontwikkeling van de stad. De projecten moeten een aantoonbaar positieve impact hebben, zijn vernieuwend en/of hebben een multiplicatoreffect. De focus ligt hierbij op strategische, veranderingsgerichte projecten die aansluiten bij de stedelijke ambities inzake klimaatmitigatie, klimaatadaptatie en milieukwaliteit.

Dit reglement bepaalt de randvoorwaarden voor een geldige kandidatuur.

5. Ondersteuningsverstrekker

De ondersteuning wordt verstrekt door Stad Antwerpen.

6. Wie komt in aanmerking voor de ondersteuning?

Eenieder, zowel een natuurlijk persoon, feitelijke vereniging of rechtspersoon, die een project wenst op te zetten dat voldoet aan de voorwaarden van dit reglement en de voorwaarden vervat in het toelichtingsdocument van de oproep, kan een projectvoorstel indienen.

7. Wat ondersteunen we?

Het Klimaatfonds selecteert projecten die bijdragen aan een meer duurzame stad (zie begrippenlijst) en die passen in de thematische oproepen voor ondersteuning.

Naast het uitvoeren van de projectactiviteiten, verbindt de indiener zich tot transparante communicatie over de voortgang en de bereikte resultaten van het project. Projecten worden zo veel mogelijk participatief opgezet met de brede stadsgemeenschap, die op die manier wordt betrokken in de realisatie van de stedelijke klimaat- en duurzaamheidsambities.

Het Klimaatfonds streeft ernaar om via thematische oproepen extra dynamiek en concrete projectrealisaties in de stad te genereren rond strategische thema's en uitdagingen op het gebied van klimaatmitigatie, klimaatadaptatie en leefmilieu. Deze uitdagingen worden geïdentificeerd, vormgegeven en gecommuniceerd door de stad, in samenwerking met interne en externe partners.

Projecten moeten plaatsvinden (of effect hebben) op het grondgebied van de stad Antwerpen.

Elke oproep die onder het Klimaatfonds wordt gelanceerd, wordt voorzien van een apart toelichtingsdocument. Het toelichtingsdocument beschrijft de context, de inhoud, de voorwaarden en het beoordelingskader van die oproep, de rollen en verantwoordelijkheden van de partners en de nazorg die vanuit de stad en partners wordt verleend aan indieners. Het toelichtingsdocument geldt als een fundamentele, oproep-specifieke aanvulling op het algemeen reglement. Het college keurt de toelichtingsdocumenten van elke oproep goed. Deze kunnen uitzonderingen bevatten op de bepalingen van het algemeen reglement en kunnen deze bepalingen overtreffen. 

Om ontvankelijk te zijn moeten alle velden van het aanvraagformulier van een projectvoorstel volledig ingevuld zijn, tenzij anders gespecifieerd in het formulier. Dit geldt eveneens voor de bijlagen.

8. Aanvraag

Elk jaar worden 1 of meerdere oproepen gelanceerd via de stedelijke communicatiekanalen. De indieningsdata worden in de toelichtingsdocumenten van de oproepen bepaald. Er zijn geen vaste indieningsdata.

De aanvraag wordt op digitale wijze ingediend met een aanvraagformulier, volgens de richtlijnen opgenomen in het toelichtingsdocument van de oproep.

De indiener van de aanvraag is steeds gemandateerd om de organisatie rechtsgeldig te verbinden. De aanvrager stemt ermee in dat de stad bijkomende informatie kan opvragen.

Een aanvraag doorloopt steeds volgende stappen van indiening tot afronding van het project:

1. Lancering: de oproep wordt gelanceerd via  stedelijke communicatiekanalen en eventueel via de communicatiekanalen van partners.
2. Indiening: de kandidaat kan tijdens deze fase een projectaanvraag indienen tot aan de indieningsdatum vastgelegd in het toelichtingsdocument. Indien nuttig organiseert de stad tijdens deze fase informatie- en netwerkmomenten om een dialoog te faciliteren met experts, stedelijke medewerkers of een breder netwerk. Dossiers die na het verstrijken van het uiterste indieningsmoment worden ingediend, zijn niet ontvankelijk.
3. Ontvangst dossiers en controle op ontvankelijkheid: de ontvangst en de ontvankelijkheid van een projectvoorstel worden door de stad bevestigd binnen een termijn van 15 kalenderdagen. Wanneer een projectvoorstel in functie van de ontvankelijkheidsvoorwaarden onvolledig is, kan aan de projectindiener binnen deze termijn worden gevraagd om het dossier binnen 7 kalenderdagen aan te vullen. Als het dossier niet binnen de opgelegde termijn vervolledigd wordt, zal de aanvraag onontvankelijk worden verklaard.
4. Beoordeling en selectie: een onafhankelijke adviescommissie beoordeelt de ontvankelijke ingediende projectvoorstellen en brengt een gemotiveerd advies uit aan het college van burgemeester en schepenen, dat beslist over de goed te keuren projecten.
5. Bekendmaking en opstart: na de beslissing van het college bezorgt de stad aan de indiener een beslissing van goedkeuring of weigering van het projectvoorstel.
6. Projectuitvoering en opvolging: De officiële projectperiode (start- en einddatum) wordt per oproep opgenomen in het toelichtingsdocument. De indiener is trekker van het project en is verantwoordelijk voor de uitrol. Voor de uitvoering van een project worden er tussentijdse mijlpalen bepaald om de opvolging van het project mogelijk te maken. Deze zijn door de stad vastgelegd op 6 maanden, 12 maanden en 18 maanden en verder jaarlijks tot het einde van het project. Mogelijke of door omstandigheden noodzakelijke wijzigingen ten aanzien van de projectaanvraag worden steeds voorgelegd aan de stad en gemotiveerd. 
7. Afronding project: De projectperiode wordt vastgelegd in het toelichtingsdocument. De afronding en eindafrekening worden voltooid via het indienen van een eindverslag en financieel verslag. Indien een project vertraging oploopt, kan de aanvrager een verlenging aanvragen die door Stadsontwikkeling/Klimaat en Leefmilieu goed- of afgekeurd zal worden. Een verlenging kan nooit meer dan 50% bedragen van de oorspronkelijke voorziene projectduur. De mogelijkheid van de aanvraag tot de verlenging van de projectperiode is ook van toepassing op de actueel lopende projecten. 

Om ontvankelijk te zijn bevat elk projectvoorstel minstens volgende bijlagen:

1. Het volledige ingevulde aanvraagformulier en de nodige bijlagen zoals vermeld in het toelichtingsdocument van de oproep;
2. Een projectbegroting met opgave en beschrijving van de uitgaven, investeringen en raming van de inkomsten, gevraagde ondersteuning en andere aangevraagde toelagen voor hetzelfde doel. Indien de subsidieaanvraag ook personeelskosten betreft, moet per persoon waarvoor dit wordt gevraagd het volgende worden ingediend: de loonschaal of het actuele bruto dagloon, een raming van het aantal werkuren, de functie;
3. Het gewenste bedrag van de ondersteuning;
4. Een bankattest (of kopie van een "rekeninguittreksel" dat de rekening aantoonbaar koppelt aan de indiener);
5. Volgende documenten zijn verplichte bijlagen, afhankelijk van het type indiener: 

Indien het een rechtspersoon betreft:

• kopie van de geldende statuten met verwijzing naar hun publicatiedatum in het Belgisch staatsblad;
• de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de namens de rechtspersoon gemandateerde bestuurder, die de aanvraag ondertekent;
• de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de door de raad van bestuur aangestelde gevolmachtigden voor dagelijks bestuur;
• het bankrekeningnummer van de rechtspersoon;
• het laatst goedgekeurde jaarverslag, de balans, de resultatenrekening, toelichting bij de rekeningen en een activiteitenverslag;
• de laatst goedgekeurde begroting;
• het BTW-statuut.

Indien het een feitelijke vereniging betreft:

• een lijst van de bestuursleden;
• de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage;
• het bankrekeningnummer van de feitelijke vereniging dat niet het rekeningnummer mag zijn van een natuurlijke persoon;
• een verslag over de financiële toestand van de vereniging.

Indien het een natuurlijke persoon betreft:

• de identiteit, het adres en het telefoonnummer van de aanvrager, die de aanvraag ondertekent en persoonlijk verantwoordelijk is voor de aanvraag en de verdere opvolging en verantwoording van de aanwending van de toelage;
• het nationaal nummer van de aanvrager;
• het bankrekeningnummer van de aanvrager.

Alle overige documenten die van de projectindiener worden vereist in het toelichtingsdocument van de oproep.

De ontvangst en de volledigheid van de ondersteuningsaanvraag wordt bevestigd binnen een termijn van 15 kalenderdagen met een ontvangstmelding.
Wanneer de ondersteuningsaanvraag onvolledig is, stuurt de stad of het district aan de aanvrager een melding waarin wordt meegedeeld dat de aanvraag onvolledig is en dat de nodige aanvullende informatie moet worden overgemaakt binnen een termijn van 7 kalenderdagen.
Als het dossier niet binnen de opgelegde termijn vervolledigd, wordt zal de aanvraag geweigerd worden.

9. Beslissing

Een onafhankelijke en onpartijdige adviescommissie beoordeelt de ontvankelijke dossiers. De adviescommissie bestaat uit minstens twee medewerkers van de stad Antwerpen en uit externe experts op afroep, afhankelijk van het thema van de oproep. Het college is bevoegd voor de samenstelling en het vaststellen van de werking van de adviescommissies. 

De adviescommissie brengt binnen een termijn van 60 kalenderdagen na de uiterste datum van indiening van de projectvoorstellen een gemotiveerd advies uit aan het college, dat bevoegd is voor de goedkeuring van de projecten. Deze termijn is een richttermijn. Tijdens de projectselectie kan er bijkomende info en/of verduidelijking aan de projectindieners worden opgevraagd.

De beoordeling door de adviescommissie gebeurt aan de hand van volgende beoordelingscriteria:

Impact

de mate waarin het project bijdraagt aan een meer duurzame stad

• Strategisch project: de verwachte resultaten zijn concrete realisaties of implementaties en dragen in sterke mate bij aan de stedelijke beleidsdoelstellingen inzake een duurzame stad (zie begrippenlijst);
• Vernieuwend karakter: het project is vernieuwend op gebied van product, dienst, organisatie of samenwerking. Het project genereert een nieuwe dynamiek in de stad.

Kwaliteit

de algemene kwaliteit van het projectvoorstel, de partners en de samenwerking

• Haalbaarheid: het doel, de nodige middelen, het stappenplan met timing zijn duidelijk geformuleerd en haalbaar binnen de looptijd van het project;
• Engagement, ervaring en expertise: uit het dossier blijkt de aanwezigheid van voldoende engagement, ervaring en expertise van de projectpartners in verhouding tot de complexiteit van het project;
• Samenwerking en participatie: er wordt zoveel mogelijk samengewerkt met diverse actoren (bedrijf/burger/middenveld/kennisinstelling/…) en het project betrekt deze op een (sociaal) inclusieve manier om de doelstellingen te bereiken.

Het toelichtingsdocument van een oproep bevat oproep-specifieke aanvullende bepalingen waaraan het project moet voldoen en waarop het wordt beoordeeld en kan beoordelingsbepalingen uit het algemene reglement overtreffen. Het toelichtingsdocument kent aan elk beoordelingscriterium uit het algemene reglement en het toelichtingsdocument een gewicht toe.

10. Financiële ondersteuning

Het bedrag van de ondersteuning bedraagt maximum 60.000,00 EUR.

De ondersteuning voor een project bedraagt maximaal 80% van de aangetoonde gemaakte en door de stad aanvaarde kosten, tenzij anders vastgesteld door het college in het toelichtingsdocument van de betrokken oproep en zonder dat het maximale ondersteuningsbedrag overschreden kan worden.

Enkel kosten gemaakt binnen de projectperiode kunnen ingebracht worden. Ten laatste twee maanden na de officiële projectperiode moet het project worden afgerekend. 

Meerdere financiële ondersteuningen (onafhankelijk van het Klimaatfonds) ter financiering van eenzelfde project zijn toegestaan, maar de gecumuleerde som van ondersteuningen mag de totale projectkost niet overstijgen.

De stad (het college) bepaalt op discretionaire wijze het maximumbedrag dat toegekend wordt aan een projectvoorstel. Het toegekende maximumbedrag kan lager zijn dan de door de projectindiener gevraagde ondersteuning.

11. Termijnen voor uitbetaling

De helft van de ondersteuning wordt betaald na goedkeuring van het project door het college. De andere helft wordt betaald na indiening van het inhoudelijk en financieel eindverslag door de projectindiener (dus de begunstigde van de stedelijke ondersteuning) en na positieve evaluatie hiervan door de stad. De termijnen van uitbetaling worden vastgelegd in het toelichtingsdocument.

12. Niet-geldelijke ondersteuning

De ontvanger krijgt de volgende ondersteuning:
Geselecteerde projecten worden zoveel mogelijk inhoudelijk ondersteund, waar mogelijk en relevant voor het realiseren van de projectresultaten. Dit kan volgende elementen inhouden:

• De stad voorziet een interne inhoudelijk contactpersoon die fungeert als eerste aanspreekpunt en die het project met de aanvrager opvolgt bij verschillende mijlpalen. Deze contactpersoon adviseert waar nodig, ontsluit stedelijke kennis en expertise, maakt de link met stedelijk beleid en bekijkt op welke manier de projectresultaten kunnen worden verankerd;
• De stad kan goedgekeurde projecten communicatief mee ondersteunen. Dit gebeurt steeds in samenspraak met de stedelijke contactpersoon, de stedelijke communicatiedienst en de projectleider van het project;
• Het project kan rekenen op het intern en extern expertisenetwerk van de stad voor het thema van de oproep. De stedelijke klimaatwerking bestaat uit verschillende stakeholders die mogelijk een toegevoegde waarde kunnen bieden aan het project. Per project wordt bekeken hoe dit netwerk ter versterking kan worden ingezet.

13. Rapportage

Binnen de twee maanden na het beëindigen van het project dient de projectindiener (de begunstigde van de stedelijke ondersteuning) bij de stad een eindverslag in. Dit eindverslag bevat:

• een inhoudelijk verslag met activiteiten, resultaten, samenwerkingen, leerpunten, impact en vervolg van het project. Indien er wijzigingen zijn gebeurd ten aanzien van het projectvoorstel worden deze duidelijk gemotiveerd en omschreven in het verslag;
• een financieel verslag met:
  • een overzicht van de gemaakte kosten (genummerd);
  • een overzicht van alle ontvangsten (met inbegrip van subsidies vanuit andere kanalen of inkomsten) (genummerd);
  • de genummerde stavingstukken (financiële bewijsstukken, facturen, loonfiches, onkostennota’s, nominatieve lijst vrijwilligers + uitgekeerde vergoeding, bankverrichtingen, …). Stavingstukken die op naam staan van anderen dan de projectindiener (de begunstigde van de stedelijke ondersteuning) of één van de officiële projectpartners kunnen niet aanvaard worden;
• de gevoerde communicatie.

De stad heeft het recht de ondersteuning of een deel ervan terug te vorderen als blijkt dat de projectindiener (en dus de toelageontvanger) zich niet gehouden heeft aan de voorwaarden en de aangegane engagementen.

14. Voor welke uitgaven mag de ondersteuning gebruikt worden

Werkingskosten, personeelskosten, investeringskosten en vrijwilligersvergoedingen (voor zover de toepasselijke regelgeving omtrent het werken met vrijwilligers nageleefd wordt (zie hiervoor http://www.vlaanderenvrijwilligt.be/wetgeving/)).

15. Communicatie

Bij elk project dat ingediend wordt, dient voldoende aandacht besteed te worden aan de nodige communicatie met de beoogde doelgroepen. De aanvrager verbindt zich ertoe om in de communicatie over zijn of haar goedgekeurd project steeds te verwijzen naar de ondersteuning door de stad. Hij of zij doet dit door op alle publicaties, webpagina’s of andere media over het project te vermelden “Met de steun van het Klimaatfonds van de stad Antwerpen” in combinatie met het sponsorlogo van de stad. Het logo wordt ter beschikking gesteld bij goedkeuring van het project. De projectleider bezorgt de gemaakte communicatiedragers ook aan de stad.

Door het indienen van een projectvoorstel gaat de aanvrager ermee akkoord dat, bij selectie van het projectvoorstel, het plan van aanpak en de resultaten van het project door de stad intern en extern kunnen worden gecommuniceerd.

16. Verzekeringen

De stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van activiteiten met betrekking tot de aanwending van de ondersteuning.

De begunstigde moet voor de uitvoering van de ondersteunde activiteit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Indien de begunstigde werkt met eigen personeel en/of vrijwilligers, sluit hij op eigen kosten een verzekering af (verzekering arbeidsongevallen en/of verzekering lichamelijke ongevallen).

17. Slotbepalingen

De afdeling Klimaat en Leefmilieu (K&L) van de stedelijke bedrijfseenheid stadsontwikkeling (SW) staat in voor de opvolging en uitvoering van dit reglement.

18. Vervanging

2022_GR_00636

19. Toepasselijke bepalingen

De wet van 14 november 1983 ‘betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen’ is van toepassing, evenals alle andere toepasselijke wettelijke regels.
Het Kaderbesluit basisprincipes ondersteuningsbeleid zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 26 oktober 2020 (jaarnummer 595).

20. Engagement taalgebruik

De ontvanger van de ondersteuning engageert zich om het belang van het gebruik van het Nederlands te erkennen bij het uitvoeren van de ondersteunde activiteiten en projecten.